Privacybeleid

Privacybeleid
De Historische Kring Hoogland (HKH) staat ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40507930.

Doel van de vereniging
Het doel van de HKH is het behoud van Hooglandse tradities en haar materieel erfgoed, waaronder mede begrepen de zorg voor monumenten en gebouwen, en het stimuleren van de belangstelling voor de Hooglandse geschiedenis en het historisch besef van de Hooglandse gemeenschap.

Werkwijze van de vereniging
De vereniging tracht dit doel onder meer te bereiken door het houden van lezingen, het organiseren van cursussen, excursies en tentoonstellingen voor leden en belangstellenden, het uitbrengen van een verenigingsblad, het stimuleren en/of begeleiden van onderzoek en publicaties, het aanleggen van historische documentatie en het verzamelen en bewerken van gegevens, het verzamelen en beheren van historische voorwerpen, het vastleggen van gebeurtenissen, herinneringen, folklore en taal, het opkomen voor bedreigde historische plaatsen en monumenten en het vormen van werkgroepen van leden.

Gegevensbescherming
Voor de uitoefening van haar taken verwerkt de vereniging via haar bestuur een beperkt aantal persoonsgegevens van haar leden.
Op 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van kracht geworden over de behandeling van persoonsgegevens.  De AVG geldt voor alle organisaties die gegevens van personen in een bestand bewaren. Het bestuur van de HKH heeft daarom een privacyverklaring opgesteld conform de bepalingen van de AVG.
Er worden drie soorten gegevens onderscheiden: contactgegevens, financiële gegevens en in de eigen media gepubliceerde persoonsgegevens en foto’s.

Contactgegevens
De contactgegevens van de leden (lidnummer, aanheftitel, naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres) worden vastgelegd en bijgehouden in de ledenadministratie door de penningmeester / ledenadministrateur en worden uitsluitend gebruikt voor onze eigen activiteiten en adressering van onze publicaties. De contactgegevens zijn uitsluitend toegankelijk voor de bestuursleden.
De penningmeester / ledenadministrateur verstrekt, zo vaak er een nummer van De Bewaarsman of een publicatie in de Hooglandse Historische Reeks verschijnt, ter verspreiding een lijst met namen en adressen op papier aan de coördinator distributie. Deze vernietigt na distributie deze lijst.
De contactgegevens worden verder niet doorgegeven aan derden.
Desgewenst kunnen leden bij het bestuur hun contactgegevens opvragen/laten corrigeren.
De vereniging verwerkt geen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens.

Financiële gegevens
Gegevens over de inning van contributies en andere financiële bijdragen worden geregistreerd en bijgehouden door de penningmeester of zijn vervanger en zijn alleen toegankelijk voor hen en voor de leden van de kascommissie die het financiële beheer controleren.
Desgewenst kunnen leden bij de penningmeester hun financiële gegevens opvragen/ laten corrigeren.
Deze gegevens worden niet doorgegeven aan derden.

De in de eigen media gepubliceerde persoonsgegevens en foto’s
De eigen media (De Bewaarsman, publicaties in de Hooglandse Historische Reeks, de website) voldoen aan de criteria die de AVG kent voor ‘uitingen van algemeen maatschappelijk belang die in journalistieke hoedanigheid worden gedaan’. Persoonsgegevens in de teksten van de eigen media vallen onder de journalistieke uitzondering.
Aan personen die meewerken aan artikelen zal worden verteld dat hun informatie ook via internet beschikbaar kan komen. Aan auteurs van artikelen zal worden meegedeeld dat een eenmaal geplaatst artikel niet meer kan worden ingetrokken.

Tijdens verenigingsactiviteiten worden foto’s gemaakt voor de eigen media. Deze foto’s worden uitsluitend gemaakt voor journalistieke doeleinden. Er wordt daarbij van uitgegaan dat foto’s van openbare activiteiten van de vereniging gebruikt mogen worden in publicaties van de vereniging, tenzij de deelnemers bezwaar maken. Als een aanwezige bezwaar maakt tegen het fotograferen worden geen opnamen gepubliceerd waarop deze persoon herkenbaar is afgebeeld.

Bewaartermijnen
De HKH verwerkt en bewaart de persoonsgegevens in de ledenadministratie gedurende de duur van het lidmaatschap van betrokkenen. Bij beëindiging van het lidmaatschap worden de gegevens maximaal nog een jaar bewaard in de ledenadministratie en daarna door de penningmeester / ledenadministrateur opgeslagen in een lijst van oud-leden die bewaard wordt in de brandkast voor mogelijk later historisch onderzoek en die alleen toegankelijk is voor de voorzitter en de penningmeester.

Andere eventueel door u verstrekte persoonsgegevens, bijvoorbeeld als u de vereniging per post of mail een vraag stelt of een mededeling doet, worden slechts bewaard indien en voor zo lang dat voor de behandeling van deze correspondentie of voor het behoorlijk uitoefenen van de taken van de vereniging noodzakelijk is.

Website
De vereniging heeft een eigen website, maar maakt geen gebruik van cookies of vergelijkbare technieken om persoonsgegevens van bezoekers van de site in enigerlei vorm te verwerken.
De HKH kan gebruik maken van Google Analytics. Via dit systeem worden geanonimiseerde gegevens verzameld over het bezoek aan de HKH-website.
Hiermee meet de HKH het bezoek aan de website en het is mede bedoeld om de website te verbeteren.

Beveiliging
De HKH heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen zodat de beveiliging van de persoonsgegevens is gewaarborgd en misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijzigingen worden tegengegaan.
De ledenadministrateur / penningmeester beschikt over laptop waarop de persoonsgegevens van de leden worden bijgehouden in een een Excelbestand en op een door de ledenadministrateur beheerde externe harde schijf.
Beide zijn beveiligd met een wachtwoord.

Als u als lid de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of als u aanwijzingen hebt van misbruik, neem dan contact op met het secretariaat.

Meldplicht datalekken
Een datalek wordt gemeld bij de voorzitter van het bestuur, die aard en omvang van het lek vaststelt en het lek zo spoedig mogelijk meldt bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Indien blijkt dat alleen gegevens zijn gelekt die slechts een geringe kans bieden op schending van de gegevensbescherming van betrokkenen, zal de Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld, zulks conform art. 33.1 van de AVG.